Hibe ve destek programlarına başvuracaklara öneriler

TÜBİTAK, KOSGEB, Kalkınma Ajansları, Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı, Avrupa Birliği, Birleşmiş Miller, Dünya Bankası, Sabancı Vakfı gibi yerli, yabancı pek çok kurum yıl boyunca çeşitli başlıklar altında sayısız hibe ve destek programı açıyor. Bunların kimi şirketlerin, kimi kâr amacı gütmeyen kurumların, kimi de şahısların PROJE başvurusuna açık. Ancak fırsat çok, başvuru sayıları yüksek gibi gözükmesine rağmen, tahsis ettiği hibe tutarının tamamını dağıtamayan, aldığı başvuruların niteliği ve sayısından şikayet eden kurum sayısı azımsanamayacak kadar fazla. Dolayısıyla, aşağıda derlediğim önerileri dikkate alanların şanslarını yükseltmeleri muhtemeldir. Aslında bu önerilerin çoğu, kendi kaynaklarıyla proje hazırlayıp yürütecekler için de geçerli.

Proje sahibi girişimcilerin sık yaptığı hatalar ve bazı ipuçları

Proje hazırlama, başvuru ve değerlendirme sürecine hakim olun. Projenizi aracılara, danışmanlara veya kurumunuzdaki başka birimlere emanet etmeyin. Kimse size başvurunuzun kabul edileceği güvencesini veremez, yürütülmesindeki sorumluluklarınızı üstlenemez. Çekirdek ekibiniz dışındakilerden gerektiğinde hizmet alın, onlara rol verin ama projenize her zaman siz sahip çıkın, başında durun.

Destek programının amaç, kapsam ve hedeflerine özgü proje sunun. Farklı amaç ve şartları olan bir kuruma sunduğunuz ancak reddedilen projenizi sadece formatını değiştirerek başka bir kuruma aynen göndermeyin. Tecrübenizi kullanın ama özgünlüğü göz ardı etmeyin.

Kendinize ve işinize değil, projenize ve hedef kitlesine destek arayın. Yani, olağan ve sürekli faaliyetlerinizin tümünü başvurunuza (ve bütçeye) dahil etmeye çalışmayın. Mâkul bir proje kurgunuz olsun. Ayrıca, eğer sıfırdan yeni bir iş veya girişim yaratıyorsanız, destek kapsamında olmayan ama başarıya ulaşmak için yine de üstlenmeniz gereken çalışmalar, çeşitli harcamalar olabilir.

İmada bulunmayın, izlenim vermeyin; açık ve net beyan edin, taahhütte bulunun, kanıt gösterin. Böylelikle başvurunuzu değerlendirenlerin uzmanlığınız, kapasiteniz ve yapacaklarınız konusunda sizin aleyhinize olabilecek sübjektif yorumlarının ve çıkarsamalarının önüne geçmiş olursunuz.

Sadece başvuru prosedürünü değil, değerlendirme ve uygulama prosedürünü de öğrenin. Başvuru formları kolay ulaşılabilir ama seçim kriterleri göz önünde olmayabilir, araştırın. Destek süreci, hak sahiplerine paraları hemen transfer edilerek tamamlanmaz. Proje uygulama, raporlama kurallarını, süreci sonuna kadar nasıl yürüteceğinizi bilirseniz başvurunuzu daha gerçekçi hazırlayabilirsiniz.

Proje: Süresi ve bütçesi öngörülmüş, amaçları belli faaliyetler dizisi.

Bütçe, harcamalar ve ödemeler konusuna özel vakit ayırın. Nihayetinde bu konuda çıkacak bir pürüz projenizin durmasına veya aldığınız desteğin sizin için anlamını yitirmesine sebep olabilir. Kabul edilen harcama türleri ve belgelerini, düzenlemeniz gereken formları, raporları ve bunların dönemlerini, ödemelerin kaç seferde, hangi şart ve takvime bağlı olarak gerçekleşeceğini bildiğinizden emin olun.

Az ve öz yazın. Formlarda uzun yazmak ve aynı ifadeleri tekrarlamak genelde aleyhinize çalışır. Örneğin, program ar-ge odaklıysa bunun önemini ve Türkiye ekonomisine katkısını kurum zaten biliyordur, bir de siz anlatmayın. Siz kendi projenizin somut katkısına vurgu yapın. Örneğin, çalışmalarınızdan en önce ve en yüksek derecede kimlerin faydalanacağını ve ne kazanacaklarını ortaya koyun.

Gösterdiğiniz ihtiyaçla karşılayacağınız ihtiyaç birbirini tutsun. Örneğin, toplam Türkiye nüfusundan yola çıkarak istihdam ihtiyacını ortaya koyduktan sonra, sadece belirli bir ilin bir ilçesinde yaşayan ve yalnız genç yaştaki işsizlere yönelik bir ihtiyaca çözüm önermeyin. Veya destek programı genç işsizleri hedef almanızı istiyorsa, projeniz daha çok genel nüfusu kapsayan herkese açık faaliyetler içermesin.

Projeniz sadece sunmakla yetinmesin, faydalandırmaya ve etki yaratmaya da odaklansın. Örneğin, sınıf / salon eğitimleri düzenleyecekseniz, başarınızı hazırladığınız sandalye kapasitesinin yanı sıra, bu kapasitenin doğru insanlarca doldurulması ve eğitimi alanların bunun gereği işleri başarmaları, kendi hedeflerine ulaşmaları ile de ölçün.

Birbirini tamamlaması gereken faaliyetler dizisinde eksik bırakmayın. 80-20 kuralı ile ihtimalleri değerlendirin. Örneğin, görevlerin %80’i ekibin %20’sinin üzerindeyse, proje süresinin %80’ini sadece 1-2 faaliyet kaplıyorsa, 1-2 satın almayla bütçenin %80’i harcanıyorsa, belki de projenizde eksik adımlar vardır ve tutarlı bir bütünlüğe sahip değildir.

Fark yaratan 4 unsur: Hedef kitle, yöntem, performans değerlendirme ve fayda/maliyet oranı.

Ele aldığınız konuyla ilgili güncel araştırma, rapor ve genel kabulleri takip edin. Olaylar arasında sebep-sonuç ilişkileri ve çeşitli bağlar kurarken varsayım, öngörü ve iddialarınızın dayanaklarını belirtin. Uzun tasvirlerle değil, somut verilerle gerekçelendirin. Varsa destek programını düzenleyen kurumun yayınlarını referans alın.

Gerçekleştiremeyeceğiniz hedefler, iz bırakmayacak faaliyetler yerine başarılabilir hedefler gözetin. Geniş kitlelere yönelik yüce amaçlar güden fakat düşük etkili yüzeysel faaliyetlerde bulunacağınıza, belirli bir hedef gruba odaklanan etkili, başarısı ölçülebilir mütevazi faaliyetlerde bulunun. Muğlak, uzun vadeli, projenizle doğrudan bağ kurulamayacak, genel etkileri abartmayın.

Destek talep tutarınızın azlığına güvenerek işinizin kolay olduğunu düşünmeyin. Önemli olan, attığınız taşın ürküttüğünüz kurbağaya değmesi, yani elde edeceğiniz sonuçların maliyetlere oranı. Benzer olarak (toplamda veya harcama kalemleri bazında) bütçenizin büyüklüğünden endişe ederek talebinizin kabul edilmesinin zor olduğunu da düşünmeyin.

Kendinizi destek tutarının üst limitlerinde bir proje teklifi hazırlamaya zorlamayın. Başvuruların önceliği ve değeri proje bütçesinin büyüklüğüyle ölçülmüyor. Madem fırsat var, tam olsun, destekten sonuna kadar yararlanayım derken, ihtiyacınızın ötesindeki harcama kalemleri ve gerekliliği sorgulanabilecek proje faaliyetleri başvurunuzun reddedilmesi riskini doğuracaktır.

Projenizin bazı bileşenlerini çok iyi hazırlamanıza güvenerek diğerlerini azımsamayın. Projeler bir bütün olarak değerlendirilip, tutarlı olmaları beklenir. Örneğin, uzmanlık ve deneyimi güçlü bir proje ekibiniz var diye, başvurunuzda onların faaliyetlerini hangi kaynaklarla nasıl yürüteceklerini, bu faaliyetlerin başarısının neye göre ölçüleceğini göstermeyi ihmal etmeyin.

Her şeyin ilk müsveddesi berbattır. –Ernest Hemingway

Sizden beklenen başarı seviyesi ve kabul edilebilir risklerin farkında olun. Bazı çağrılarda ar-ge, yenilikçilik ve deneye vurgu yapılır. Belirli düzeydeki başarısızlık riski göze alınmıştır. Hâttâ akıllı risklerin alınması teşvik edilir. Bazı çağrılarda ise denenmiş, güvenilir yöntemlerin kullanılarak doğru uygulamaların yapılmasına, sonuç odaklılığa vurgu yapılır.

Talep edilenden eksik bilgi ve taahhüt vermediğiniz gibi, fazlasını da vermeyin. Çünkü gereğini yapmanız beklenecektir. Eğer destek programının şartları lisans mezunu birisini istihdam etmenizi gerektiriyorsa, yüksek lisans mezunu birisini istihdam edeceğinizi söyleyerek başvurunuzun kabul olasılığını arttıracağınızı sanmayın. Ama kabul edilirse, yüksek lisans mezunu birisini istihdam etmek zorunda kalacağınızı bilin.

Esneklik alanınızı, haklarınızı bilin ve kullanın. Örneğin, bütçenizi oluştururken “dizüstü bilgisayar” bir harcama kalemi açıklaması olarak kâfi ise, detaylı özellik ve marka, model yazarak ne kadar ciddi ve hazırlıklı olduğunuzu göstermeye çalışmayın. Satın alma zamanı geldiğinde fiyatı değişen veya artık piyasada olmayan bir cihazı bulmak zorunda kalabilirsiniz.

Uzmanlık, yetki ve erişim gücünüzün sınırlarına göre hareket edin. Bazı çalışmaları yapabilmeniz özel izin, onay, ön araştırma gerekecekse bunları başvurmadan önce tamamlayın. Proje sonunda çeşitli kurumlara kimi düzenleme, değişiklik teklifleri sunacaksanız, buna yetkili ve yetkin olduğunuzu, bu kurumlarla koordinasyon kurduğunuzu ve beklentilerini belirtin. Projenin başarı ve etki düzeyini arttırmak için uygun işbirlikleri geliştirmek, proje ortakları edinmek her zaman avantaj sağlar.

Başvuracağınız destek programını hatalarıyla kabullenin. Programın kapsamını, şartlarını veya başvuru formalitelerini çok benimsemeseniz de, madem başvuruyorsunuz o zaman gerçekleri kabul edin ve mevcut duruma göre hareket edin; olması gerektiğini düşündüğünüz kapsam, şartlar ve formalitelere göre değil. Destek veren kurumla empati kurun, olaya onların gözüyle bakın.

Projenizi anlatmak ve raporlamak projeyi gerçekleştirmenizin önüne geçmesin.

Son olarak, başvurunuzu dışarıdan, mümkünse acımasız birine değerlendirtin. Size sıradan gelen ifadelerinizin, herkesçe malum olduğunu düşündüğünüz konuların hiç de öyle anlaşılmadığını göreceksiniz.

Proje Döngüsü
Proje Döngüsü

4 thoughts on “Hibe ve destek programlarına başvuracaklara öneriler

  1. Teşekkürler Servet Bey, işe yaramasına sevindim.
    Ben bugüne kadar hiç hibe başvurusu hazırlamadım, yazım hakemlik / değerlendiricilik tecrübemi ve özel sektör proje deneyimlerimi yansıtıyor.
    İyi çalışmalar.

Siz ne düşünüyorsunuz?

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Connecting to %s